Zbuduj środowisko, które będzie wspierać adopcję AI w Twoim zespole

Różni ludzie w zespole: cztery postawy wobec AI

Paweł zaczyna od ludzi, bo w AI Hero człowiek stoi w centrum każdego wdrożenia. W zespole spotkasz zwykle cztery postawy wobec AI. Proporcje na slajdzie to orientacyjny rozkład z pracy Pawła z managerami.

• Entuzjasta (około 20%). Sam pyta o AI, testuje nowe narzędzia w wolnym czasie i przychodzi na spotkanie z gotowym pomysłem. Daj mu rolę mentora i miejsce na rozwój. Przy ograniczonej liczbie licencji pamiętaj, że entuzjasta szybko zechce więcej.
• Osoba otwarta (około 35%). Słucha z ciekawością i czeka na przykład. Pokaż jej zastosowanie AI w jej własnych zadaniach albo połącz ją z entuzjastą.
• Sceptyk (około 30%). Robi to, o co prosisz, w średnim tempie. Często ma za sobą rozczarowanie narzędziami sprzed dwóch lat, które od tego czasu mocno się rozwinęły. Zaproponuj mu konkretny projekt z AI we współpracy z entuzjastą.
• Buntownik (około 15%). Wprost mówi, że AI to zabawka, albo milczy z ironią. Wysłuchaj go, poznaj powody i potrzeby, a plan działania stwórzcie razem. Paweł radzi dać tej osobie czas.

Zespoły chcą się uczyć AI

Z pracy Pawła z kilkoma tysiącami uczestników szkoleń płynie jeden wniosek: zespoły chcą się uczyć AI. Potrzebują trzech rzeczy. Pierwsza to wskazówka, gdzie i jak się uczyć. Druga to jasne zasady korzystania z narzędzi. Trzecia to konkretny pierwszy krok. Jasne zasady chronią też firmę przed shadow AI, czyli wklejaniem danych firmowych do niezatwierdzonych narzędzi.

Procesy organizacji: osiem miejsc na AI

Wiele z tego, czego potrzebuje adopcja, organizacja już ma. Wystarczy dopisać AI do istniejących procesów:

1. Polityka korzystania z AI. Pierwszy krok: jasno opisane narzędzia i zasady dają komfort pracy całej firmie.
2. Wydarzenia, townhalle i komunikacja wewnętrzna. Dobre miejsce na małe sukcesy i ważne instrukcje.
3. Ocena roczna i performance management. Projekty z AI jako cele biznesowe albo część kompetencji „otwartość na uczenie się”.
4. Badania zaangażowania i pulse checki. Pytania o AI pokazują, jak zespół naprawdę z niego korzysta.
5. Standardy pracy zespołów i dokumentacja. Opis pracy z AI w konkretnych zadaniach.
6. Onboarding. Nowa osoba od pierwszego dnia wie, z jakich narzędzi korzysta i na jakich zasadach.
7. Szkolenia, peer to peer learning i mentoring. Rozwój kompetencji AI w codziennym rytmie firmy.
8. Programy talentowe. Uczestnicy budują prototyp narzędzia z AI dla swojego obszaru i sprawdzają jego zwrot z inwestycji.

Procesy zespołu: warsztat mapowania

Na poziomie zespołu Paweł proponuje całodniowy warsztat (około 6 godzin), który manager prowadzi razem z zespołem. Warsztat ma cztery kroki:

1. Mapowanie procesów. Wypisujecie procesy i projekty zespołu, każde zadanie w nich i czas jego trwania.
2. Przydatność AI. Zaznaczacie zadania, w których AI może pomóc. Metoda dual estimate porównuje czas zadania w standardowym trybie i z AI, co daje pierwsze wyliczenie zwrotu z inwestycji.
3. Matryca łatwość i wartość. Wybieracie zadania, które da się szybko usprawnić z dużym efektem biznesowym.
4. Mapa działań i KPI. Plan na najbliższe miesiące z osobami i terminami.

Mapowanie czasem pokazuje, że dany proces lepiej zostawić w obecnej formie. To także cenny wynik warsztatu.

Human in the loop: człowiek decyduje i kontroluje

Przy każdym procesie z AI to człowiek wybiera zadania dla AI i kontroluje efekt. Pętla wygląda tak: piszesz prompt, sprawdzasz efekt, dajesz Copilotowi feedback i razem poprawiacie wynik. Przy ważnych zadaniach efekt sprawdza jeszcze druga osoba z zespołu.

Na szkoleniach często pada pytanie, co zostanie dla zespołu, gdy tyle zadań przejmie AI. Odpowiedź Pawła: rozwiązanie z AI jest tak dobre jak wiedza eksperta, który z nim pracuje. Ekspert wie, czego szukać, ocenia jakość wyniku i wyznacza kierunek. Jego doświadczenie liczy się dziś bardziej niż kiedykolwiek.

Środowisko, które podtrzymuje adopcję

Cztery elementy utrzymują nowe nawyki w zespole:

• Wspólna biblioteka promptów i przykładów zastosowań. Pokazuje, że cały zespół idzie w jednym kierunku.
• Spotkania 1:1. Dają managerowi wiedzę o potrzebach i obawach każdej osoby.
• Demo na statusach. Członkowie zespołu pokazują, co ostatnio zrobili z AI. Dla wielu osób to moment przełomowy: AI działa w ich własnych zadaniach.
• Ambasadorzy i eksperci zewnętrzni. Inspiracja spoza zespołu i osoby, do których można przyjść z pytaniem.

Notes i strony Loop w Copilocie

Na żywo Paweł pokazał notes zespołu w Microsoft 365 Copilot. Manager trzyma w nim notatki o celach i rozmowach z każdą osobą, bibliotekę promptów i tracker postępów. Pojedynczą stronę, na przykład tracker, udostępniasz jako komponent Loop w Teams albo w Outlooku. Każda zmiana pojawia się od razu we wszystkich miejscach, w których komponent jest osadzony. Copilot dopisuje też do trackera nowe zadania na prośbę wpisaną w czacie.

Ambasadorzy AI: sieć, która wspiera managera

Adopcję w organizacji niesie sieć ambasadorów AI. Paweł poleca program roczny: rekrutacja do programu, cele wpisane w ocenę roczną, stałe rytuały i własny projekt każdego ambasadora. Ambasadorzy szkolą nowych pracowników, są pierwszym kontaktem w sprawach AI w swoim dziale i tworzą materiały wewnętrzne.

Całość w modelu ADKAR

Wszystkie działania układają się w model zmiany ADKAR opracowany przez Prosci. Dzięki niemu zmiana żyje w codziennej pracy zespołu:

1. Awareness (świadomość). Polityka AI i komunikacja wewnętrzna wyjaśniają, dlaczego firma wdraża AI.
2. Desire (chęć). Spotkania 1:1 i demo na statusach pokazują wartość AI dla każdej osoby.
3. Knowledge (wiedza). Szkolenia i materiały w intranecie.
4. Ability (umiejętność). Biblioteka przykładów zastosowań, cele w ocenie rocznej i praca na zanonimizowanych plikach zespołu.
5. Reinforcement (wzmocnienie). Ambasadorzy, wydarzenia wewnętrzne i coraz bardziej zaawansowane zastosowania.

Od czego zacząć w swoim zespole

Sześć kroków, które możesz wprowadzić od razu po obejrzeniu webinaru: rozpoznaj postawy w zespole, porozmawiaj z zespołem o obawach i oczekiwaniach wobec AI, zmapujcie razem procesy, załóż wspólną bibliotekę w Loop, wprowadź krótkie demo na statusach i wskaż osobę, która poprowadzi temat AI dalej.