AI w codziennej pracy managera. 5 zadań, które możesz robić szybciej

Spotkania: jeden standard podsumowań dla każdej transkrypcji

Podsumowania spotkań to dziś najczęstsze zastosowanie Copilota. Funkcja Facilitator i transkrypcja w Teams robią je całkiem dobrze. Aleksander zwrócił uwagę na krok, który oszczędza najwięcej czasu: własny standard, czyli opis tego, jak ma wyglądać każde podsumowanie.

Bez standardu każda prośba „streść mi tę transkrypcję” daje trochę inny wynik, a potem zaczyna się dopytywanie: jakie były ustalenia, kto za co odpowiada, co klient zmienił w wymaganiach. Standard załatwia to raz.

Jak go zbudować:

1. Wklej do Copilota prompt, który przeprowadzi Cię przez pięć pytań o Twoją pracę (czym się zajmujesz, co najczęściej umyka po spotkaniach, co musisz śledzić).
2. Odpowiedz na wszystkie pytania. Copilot złoży z odpowiedzi gotowy standard minutek z regułami.
3. Zapisz standard w pliku tekstowym.
4. Przy każdym kolejnym spotkaniu wklej standard razem z transkrypcją.

W przykładzie Aleksandra standard zawsze zwraca te same sekcje: kontekst spotkania, najważniejsze ustalenia, zmiany wymagań klienta, ograniczenia i warunki. Niezależnie od transkrypcji układ zostaje ten sam, więc podsumowanie działa jak filtr.

Notes w Copilocie dla całego projektu

Wygodniejsza wersja to notes w Copilocie, założony dla projektu. Standard trafia do notesu raz, a kolejne transkrypcje dodajesz z datą. Czat służy do jednej rozmowy, notes trzyma materiały projektu na stałe. Po miesiącu masz w jednym miejscu uporządkowaną historię ustaleń.

Dokumenty: porównanie według Twoich kryteriów

Prośba „porównaj te dokumenty” albo „wymień zmiany” daje odpowiedź ogólną, bo kryteria oceny zna tylko osoba, która dokumenty czyta. Kiedy Copilot zgaduje, czego szukasz, łatwo o wrażenie, że halucynuje.

Rozwiązanie wygląda podobnie jak przy spotkaniach. Prompt zadaje kilka pytań o Twój sposób oceniania:

• jakie dokumenty najczęściej porównujesz,
• według jakich kryteriów je oceniasz (u Aleksandra: wykonalność, obłożenie trenerów, dopasowanie do odbiorcy),
• jak mierzysz efekt,
• co oznacza dla Ciebie dobra i zła ocena,
• jakie warunki dyskwalifikują dokument.

Z odpowiedzi powstaje matryca oceny. Dołączasz ją do rozmowy albo do notesu projektu i od tej pory każde porównanie przechodzi przez te same kryteria. Uczestnicy webinaru dopisywali swoje: język, datę rozpoczęcia, wiarygodność, rzetelność. Każde z nich pasuje do matrycy.

Analiza danych: zacznij od pytania, jak Copilot rozumie arkusz

Firmowe arkusze pełne są skrótów, akronimów, formuł i makr. Model widzi je pierwszy raz, więc pierwsza analiza często rozmija się z intencją. Najprostsza rada z całego webinaru: zanim poprosisz o wnioski, zapytaj „Jak rozumiesz te dane?”.

Odpowiedź od razu pokazuje, jak Copilot interpretuje kolumny. Na tym etapie poprawiasz go jednym zdaniem: ten skrót oznacza coś innego, tę kolumnę liczymy tak. To działa w każdej wersji Copilota, także w bezpłatnym Copilot Chat.

Copilot w Excelu: plan, arkusz, wykres

Z licencją Microsoft 365 Copilot asystent pracuje bezpośrednio w Excelu. Planuje kroki, edytuje plik, tworzy nowe arkusze, wykresy i formuły. Na webinarze wystarczyło jedno polecenie: przeanalizuj dane, podaj trzy najważniejsze wnioski dla programu i pokaż je w nowym arkuszu w formie tabeli.

Pytanie, które Aleksander poleca zadawać przy każdych danych: „Czego nie widzę w tych danych na pierwszy rzut oka?”. W jego przypadku ujawniło ono krytyczne komentarze ukryte pod wysokimi ocenami warsztatów.

Przy danych obowiązuje zasada ograniczonego zaufania. Copilot może cztery razy z rzędu policzyć dobrze, a za piątym razem się pomylić. Sprawdzaj wynik, zwłaszcza przy złożonych operacjach i danych wrażliwych.

Decyzje: Twoje kryteria w każdej rekomendacji

Przy decyzjach sprawdza się ten sam mechanizm co przy dokumentach. Zapisz kryteria, którymi kierujesz się w swojej roli. Potem dołączaj je do każdej rozmowy. Wtedy Copilot pracuje jak sparingpartner, który zadaje pytania z Twojej perspektywy, a rekomendacje pasują do realiów Twojego zespołu.

Prezentacje: test narracji na personach odbiorców

AI chętnie przytakuje, więc samo pytanie „czy ta prezentacja jest dobra?” daje mało. Aleksander sprawdza narrację inaczej: zanim dopracuje slajdy, prosi Copilota o symulację reakcji konkretnych odbiorców.

Prompt robi kilka rzeczy:

1. Analizuje prezentację, ofertę albo dowolny tekst.
2. Pyta o kontekst, jeśli go brakuje (u Aleksandra: decyzja zarządu o kierunku programu, budżecie i ścieżce managerskiej).
3. Tworzy realistyczne persony z grupy docelowej, w tym sceptyka.
4. Dla każdej persony opisuje, co ją przyciągnie, co ją zaniepokoi i co powie po prezentacji.
5. Podsuwa poprawki i pozwala przeprowadzić rozmowę z wybraną personą.

W przykładzie z webinaru persony od razu wskazały słabe miejsce: za mało informacji o budżecie i miernikach. To dodatkowe kilka minut pracy, które daje gotowe odpowiedzi na trudne pytania i mniej stresu przed wystąpieniem.

Prompt Hero: od pomysłu do gotowego promptu

Na start webinaru uczestnicy dostali Prompt Hero, narzędzie AI Hero do pisania promptów. Po lewej stronie opisujesz zadanie własnymi słowami, po prawej dostajesz rozbudowany prompt do Copilota albo innego narzędzia. Narzędzie jest bezpłatne i działa w przeglądarce: zostanprompthero.pl.

Dwie zasady pracy z wygenerowanym promptem:

• Przeczytaj założenia przyjęte przez model. Zwykle są trafne w 90%, resztę dopasuj do swojej sytuacji.
• Opisuj zadanie ogólnie. Dane klientów i informacje poufne zostają poza narzędziem.

Na koniec Aleksander pokazał jego starszego brata: generator instrukcji dla agentów w Copilocie. Wystarczy opisać, jakiego agenta potrzebujesz. Gotowa instrukcja do wklejenia pojawia się po prawej stronie.