Agent do prasówki: jak zautomatyzowaliśmy monitoring rynku w e-commerce

Jeszcze kilka lat temu wystarczał jeden newsletter i dwa portale. Dziś to pięć strumieni naraz: LinkedIn, blogi, newslettery, YouTube i Instagram. Każdy z nich domaga się uwagi. Manager ma wtedy dwa wyjścia. Może śledzić wszystko po łebkach, co zabiera mu od 30 do 60 minut dzień w dzień, albo odpuścić i powoli wypadać z obiegu. Klasyczne „wiem, że powinienem to ogarniać, ale nie mam kiedy”.

Z tym problemem zmierzyliśmy się w jednym z naszych projektów wdrożeniowych. Opisujemy, co zbudowaliśmy, jak to działa od zaplecza i czego nauczyło nas samo wdrożenie.

Punktem wyjścia była prosta obserwacja. Na nadmiar informacji pomaga ktoś (a właściwie coś), kto czyta za odbiorcę i dwa razy w tygodniu podaje mu gotowe, uporządkowane podsumowanie. Kolejne narzędzie do czytania tylko dokłada pracy.

Kontekst: kto i z czym się mierzył

Klient to firma z branży e-commerce, zatrudniająca ponad 100 osób. Śledzenie tego, co dzieje się w branży, jest tam częścią codziennej pracy. Zespół potrzebował aktualnej wiedzy o rynku, a brakowało mu czasu i sposobu, żeby co tydzień przerabiać kilkadziesiąt źródeł.

Informacji było aż za dużo. Brakowało mechanizmu, który wyciągnie z tego szumu to, co istotne, uporządkuje to i poda w strawnej formie bez angażowania kogokolwiek z zespołu.

Research prowadziło kilka osób naraz. Praca się powielała, wiedza rozchodziła się po różnych miejscach, a zespół tracił na to czas.

Rozwiązanie: czym jest prasówka

Zbudowaliśmy regularne, automatyczne podsumowanie najważniejszych informacji z branży.

System codziennie w tle przegląda pięć typów źródeł: LinkedIn, blogi (RSS), newslettery, YouTube i Instagram. Wybiera istotne treści według ustalonych kryteriów i przypisuje je do kategorii. Dwa razy w tygodniu, w poniedziałek i czwartek rano, publikuje gotowe zestawienie.

Odbiorca dostaje prasówkę bez żadnej akcji ze swojej strony. Dostarczamy ją w dwóch formatach naraz:

• wiadomość na Teams do szybkiego przeglądu w trakcie dnia pracy, podzielona na pięć sekcji, po jednej na każde źródło,
• plik Word w SharePoincie do dłuższej lektury, druku i archiwum.

Ta sama treść obsługuje więc dwa style pracy: szybkie zerknięcie między spotkaniami i spokojną lekturę przy kawie. Do tego zostaje na stałe w firmowym archiwum.

Jak to zbudowaliśmy: proces w trzech etapach

Za prostym efektem stoi przemyślany przepływ. Rozłożyliśmy go na trzy etapy, które działają niezależnie od siebie.

Pierwszy etap to codzienne zbieranie. Pięć niezależnych automatyzacji, po jednej na każdy typ źródła, codziennie rano zapisuje znalezione treści do jednego centralnego pliku Excel. Osobne przepływy mają znaczenie. Gdy jedno źródło zmieni format albo chwilowo przestanie odpowiadać, pozostałe zbierają dalej bez zakłóceń.

Drugi etap, dwa razy w tygodniu, to łączenie. W poniedziałek i czwartek proces wysyłki składa w jedną prasówkę wszystko, co uzbierało się w Excelu. Gdy o tej samej sprawie piszą LinkedIn, blog i newsletter, model łączy te głosy w jedną pozycję. Zbiera perspektywy różnych źródeł i wyciąga z nich to, co ważne z punktu widzenia czytającego.

Dzięki temu zespół dostaje materiał do decyzji. Marketing widzi, o czym warto pisać. Sprzedaż wie, czym interesują się klienci. Managerowie śledzą zmiany w otoczeniu branżowym, które wpływają na ich decyzje.

Trzeci etap to publikacja w dwóch miejscach naraz: na Teams i jako plik Word w SharePoincie. Każda wykorzystana pozycja dostaje w Excelu status „Wykorzystany”, więc w kolejnym wydaniu już się nie powtórzy.

Serce systemu: jeden plik Excel

Najmniej oczywisty element rozwiązania jest zarazem najważniejszy. Całym systemem steruje jeden centralny plik Excel, który pełni trzy role.

Po pierwsze, to archiwum pojedynczych newsów. Każdy wpis ma status (Nowy albo Wykorzystany) oraz datę, a całość można filtrować po kategorii. Po drugie, to lista monitorowanych źródeł. Na zakładce „Źródła” nowy kanał dodaje się, dopisując jeden wiersz. Po trzecie, arkusz przechowuje kryteria selekcji i strukturę kategorii. Na zakładce „Konfiguracja” ustala się, co system ma traktować jako istotne, a co pomijać.

W praktyce system dopasowuje się do zmian w biznesie bez dotykania kodu. Gdy zmienia się obszar zainteresowania zespołu albo pojawia się nowe źródło, wystarczy edycja arkusza. Zespół robi to sam, bez programisty i bez kolejnego wdrożenia.

Całość działa na narzędziach Microsoft. Power Automate odpowiada za automatyzacje, Excel i SharePoint za sterowanie i archiwum, Teams za dostarczanie, a model językowy za selekcję, łączenie i formatowanie treści.

Jeden mechanizm, wiele zastosowań

Opisujemy konkretne wdrożenie, a sam mechanizm jest uniwersalny i sprawdził się w praktyce. Źródła, sposób obróbki treści i miejsce dostarczenia dobieramy do firmy. To klient decyduje, gdzie i w jakiej formie prasówka do niego trafia. Z takiej prasówki korzystamy też sami, w dwóch strumieniach: biznesowym i technicznym. Więcej o tym, jak budujemy takie rozwiązania, przeczytasz na stronie o agentach AI, automatyzacjach i asystentach dla firm.

Co dostał klient

Z perspektywy odbiorcy efekt da się zamknąć w trzech konkretach:

• Dwa formaty i bezterminowe archiwum. Teams służy do szybkiego przeglądu, SharePoint do spokojnej analizy i sięgania do historii. Każde wydanie zostaje w archiwum, więc zespół ma pod ręką całą bazę newsów.
• Zero obsługi. Prasówka pojawia się sama w poniedziałek i czwartek, bez klikania, przypominania i pilnowania. Ważne informacje docierają do zespołu także w najbardziej intensywnych tygodniach.
• Pełna kontrola bez programisty. Źródła, kryteria selekcji i kategorie zmienia się w Excelu, a system od razu pracuje według nowych ustawień. Manager bez technicznych kompetencji w każdej chwili doda nowe źródło albo usunie to, które się nie sprawdza.

Lekcje z wdrożenia

W trakcie wdrożenia część założeń zmieniliśmy pod potrzeby, które wyszły w praktyce.

Selekcja jest ważniejsza niż ilość. Przy około sześćdziesięciu newsach tygodniowo liczy się wyciągnięcie tego, co naprawdę istotne. Zestawienie, którego nikt nie przeczyta, nie ma wartości. Nadmiar materiału przeciąża też model AI zbyt dużym kontekstem i pogarsza jakość selekcji.

Źródła i ich wolumen trzeba poznać na starcie. Zaczęliśmy od samego zbierania źródeł, żeby zobaczyć faktyczną skalę. Dopiero na tej podstawie ustaliliśmy częstotliwość. U tego klienta materiału było tyle, że z jednej prasówki tygodniowo przeszliśmy na dwie, w poniedziałek i czwartek. Dzięki temu pojedyncze wydanie da się przyswoić w ciągu dnia.

Pusta sekcja to też informacja. Gdy w którymś źródle nie pojawiło się nic istotnego, system wprost pisze „brak nowych materiałów” i niczego nie dopisuje na siłę. Dzięki temu odbiorca ufa temu, co czyta. Manager zyskuje dodatkowy spokój.

Z perspektywy twórcy rozwiązania

Najciekawsze rzeczy w tym projekcie dzieją się tam, gdzie z zewnątrz ich nie widać. Sama automatyzacja była najprostszą częścią. Trudność leżała w dwóch innych miejscach.

Pierwszym była selekcja przy ograniczonym kontekście AI. Przy kilkudziesięciu newsach na wydanie model nie przyjmie wszystkiego naraz, bo kontekst się przepełnia. Cała praca polegała na tym, żeby system wyciągał to, co naprawdę istotne.

Drugim było wyważenie czytelnego formatu i ilości treści. Klient chce uporządkowanego, przyjemnego w odbiorze układu, a jednocześnie wszystkie newsy mają się zmieścić. Najwięcej czasu zajęło dopracowanie promptu odpowiedzialnego za formatowanie.

Czas i porządek dla zespołu

Człowiek zachował w tym projekcie najważniejsze: decyzję o tym, co jest dla firmy ważne. My oddaliśmy mu dwie rzeczy, których brakowało najbardziej, czyli czas i porządek.

Wiedza branżowa dociera teraz sama, dwa razy w tygodniu, w formie, którą da się przejrzeć w kilka minut.

Takie rozwiązania budujemy w ramach Programu wdrożenia AI, który w 90 dni przeprowadza firmę przez wdrożenie. Jeśli Twój zespół też tonie w źródłach, napisz do nas.