Wystarczył jeden dzień, by trzy działy wypracowały wspólny sposób pracy z AI
Po jednodniowym warsztacie „Codzienna efektywność” zespoły HR, księgowości i administracji firmy usługowej weszły na wspólny poziom pracy z AI. Uczestnicy przećwiczyli sześć kluczowych zastosowań na własnych dokumentach.
- Klient
- Firma usługowa B2B, ok. 200 osób
- Skala
- 14 osób - HR, księgowość, administracja
- Format
- Jednodniowy warsztat, 6h stacjonarnie
Źródła danych
Rzeczywiste, zanonimizowane dane bazujące na ankietach przed i po programie, satysfakcji po warsztacie i opinii uczestników i klienta.
Wyzwanie
Z jakiego punktu startowaliśmy
Ankiety przed warsztatem i rozmowa wstępna pokazały trzy główne wyzwania:
Różne poziomy i brak wspólnych praktyk
Część osób korzystała z AI na co dzień, część dopiero zaczynała. Każdy dział pracował po swojemu, bez wspólnych zasad i wymiany sprawdzonych sposobów między zespołami.
Dużo powtarzalnej pracy dokumentowej
Ogłoszenia i materiały onboardingowe powstawały od zera, dane z faktur były przenoszone ręcznie, a zestawienia składane z kilku źródeł. To zadania, w których AI mogło szybko odciążyć zespoły.
Niepewność dotycząca danych i liczb
Już przed warsztatem pojawiły się dwa pytania: co wolno przekazywać do AI i na ile można ufać generowanym przez nie liczbom.
Proces
Sześć zastosowań w jeden dzień
Przez sześć godzin uczestnicy pracowali na wspólnych zadaniach. Każde zastosowanie poznawali najpierw na przygotowanych przez nas przykładach, a następnie ćwiczyli na własnych dokumentach.
Jak podsumować i porównać dokumenty
Tworzenie podsumowań i porównywanie wersji umów oraz innych dokumentów, aby szybciej wychwytywać najważniejsze informacje i różnice.
Jak odpowiadać na trudną korespondencję
Przygotowywanie odpowiedzi na wymagające maile z uwzględnieniem kontekstu, tonu i celu wiadomości.
Jak zestawiać i sprawdzać dane z faktur
Porządkowanie danych z faktur PDF i kilku źródeł oraz przygotowywanie zestawień z kontrolą poprawności liczb.
Jak pisać ogłoszenia i materiały onboardingowe
Tworzenie pierwszych wersji ogłoszeń i materiałów wdrożeniowych na podstawie wymagań stanowiska.
Jak pisać komunikaty wewnętrzne
Przygotowywanie jasnych wiadomości do zespołów i innych działów, dopasowanych do odbiorcy i celu komunikacji.
Jak porządkować notatki i plany ze spotkań
Porządkowanie ustaleń ze spotkań w notatki, listy zadań i plany dalszych działań.
Wskazówka eksperta AI Hero
„W zespołach operacyjnych i u specjalistów warsztat najczęściej rozbija się o jedno pytanie - co możemy wkleić do czatu? Gdy ta granica jest jasna i dobrze zakomunikowana, to od pierwszej minuty, na stole lądują prawdziwe dokumenty, a warsztat zostawia po sobie konkretne i mierzalne efekty.”
Aleksander Piskorz
Head of AI Education & Enablement, AI Hero
Wyniki warsztatu
Trzy działy wyszły z warsztatu jednym wspólnym poziomem pracy z AI
8,9/10
ocena warsztatu w ankietach
Wspólne praktyki w trzech działach
Jeden sposób pracy z AI, wspólny język i jasne zasady bezpiecznego korzystania z narzędzi.
6 zastosowań AI na własnych dokumentach
Od podsumowań umów po komunikaty wewnętrzne, przećwiczone na materiałach uczestników, z którymi zespoły pracują na co dzień.
Biblioteka 25 promptów
Wspólna biblioteka promptów na firmowym dysku, oraz spisane dwa zadania wdrożeniowe.
Opinie uczestników
„Gotowe narzędzia i prompty, które można było przetestować. Ja w zasadzie nie wiem, czego nie wiem, więc mogłem poeksperymentować z tym, co dostaliśmy.”
„Podobała mi się część praktyczna. Praca na realnych przykładach powiązanych z naszą codzienną pracą.”
Estymacja oszczędności w firmie
Koszt warsztatu zwraca się w drugim miesiącu
Jeśli każda z 14 osób oszczędzi dzięki AI dwie godziny pracy tygodniowo, miesięcznie daje to około 6,7 tys. PLN oszczędności. Do wyliczenia przyjmujemy stawkę 55 PLN za godzinę, czyli uśredniony koszt pracy pracownika biurowego w Polsce - to sam przelicznik, którego używamy we wszystkich naszych kalkulacjach.
Przy koszcie jednodniowego warsztatu na poziomie około 9 tys. PLN inwestycja zwraca się w drugim miesiącu. Liczymy przy tym dwie godziny tygodniowo - mniej niż połowę tego, co uczestnicy podobnych programów deklarują jako realną oszczędność.
Miesiąc 1
Miesiąc 2
Miesiąc 3
Miesiąc 1
6.7 tys. PLN
Miesiąc 2
13.4 tys. PLN
✓ Zwrot osiągnięty
Miesiąc 3
20.1 tys. PLN
Wnioski
Co zdecydowało o powodzeniu
Najlepsze decyzje
Reguły bezpieczeństwa na samym początku dnia.
Dane osobowe nie trafiają do czatu. Pracujemy na szablonach i danych zanonimizowanych, a liczby napisane przez AI zawsze sprawdza człowiek. Te dwie zasady zdjęły główną blokadę zespołu i pozwoliły uczestnikom bezpiecznie ćwiczyć na własnych dokumentach.
Trzy działy w jednej sali.
HR podglądał, jak księgowość pracuje z zestawieniami, a administracja wykorzystała prompt rekrutacyjny do własnych ogłoszeń wewnętrznych. Wymiana praktyk między działami stała się ważną częścią warsztatu.
Doświadczeni dzielili się praktykami.
Osoby, które pracowały z AI od dawna, pokazywały swoje sposoby na forum i wspierały innych w ćwiczeniach. Dzięki temu wyrównanie poziomu nie oznaczało powtórki dla bardziej zaawansowanych, a ich doświadczenie wykorzystał cały zespół.
Nasze wyzwania
Jeden dzień nie utrwala nawyku
Warsztat to dobry start, ale trzy działy mają różne rytmy pracy i wdrażania nowych praktyk. Dlatego rekomendujemy wskazanie jednej osoby, która przez pierwszy miesiąc pilnuje realizacji zadań wdrożeniowych, oraz krótki pomiar kontrolny po około miesiącu. Pozwala to sprawdzić, co faktycznie weszło do codziennej pracy, i zamienić szacunki oszczędności na zmierzone wyniki.
Co dalej
Kolejny krok zależy od potrzeb zespołu
Po warsztacie zespoły najczęściej wracają do dwóch rzeczy: wspólnych zasad pracy z AI, które wyrównały poziom w zespole, i biblioteki promptów, która zostaje w codziennej pracy na dłużej. To naturalny moment, żeby pójść krok dalej - pogłębić wybrane zastosowania w HR, księgowości lub administracji albo przygotować podobny warsztat dla innych zespołów wsparcia.
Chcesz podobny efekt w swoim zespole?
Umów 30-minutową rozmowę - zbierzemy zadania z HR, księgowości i administracji i sprawdzimy, które z nich AI zdejmie od razu.
Umów rozmowęFAQ
Najczęstsze pytania
Ile trwa ten warsztat?
Dla jakich zespołów jest ten format?
Ile osób bierze udział?
Co zostaje w firmie po warsztacie?
Jak mierzycie efekty?
Co z bezpieczeństwem danych osobowych?
Kontakt
Umów się na bezpłatną konsultację
Porozmawiajmy o tym, jak wdrożyć AI w Twojej firmie / dziale, aby dostarczyć szybkie efekty i zapewnić długoterminowy rozwój.