Twoi pracownicy już pracują z darmowym Copilotem? Świetnie! Ale czy jesteś pewien, że widzisz pełny obraz tego, co to oznacza dla Twojej firmy? Istnieje cienka granica między sprytnym wykorzystaniem AI a nieświadomym narażaniem firmowych danych.
To także miejsce na naturalne pytania: „Czy takie działania są bezpieczne dla naszych firmowych danych?”, „Czy darmowy Copilot faktycznie usprawni pracę całego zespołu?” i przede wszystkim – „Czy to wystarczające narzędzie, aby realnie wykorzystać pełen potencjał AI?”
Copilot dla firm – różne narzędzia do różnych celów
Decyzja „darmowy czy płatny Copilot” staje się jaśniejsza, gdy zrozumiemy, że obie wersje służą nieco innym celom, głównie ze względu na dostęp do danych firmowych i poziom bezpieczeństwa. Darmowy, ogólnodostępny Copilot operuje na danych publicznych z internetu, co czyni go świetnym narzędziem do jednych zadań, podczas gdy Copilot for Microsoft 365, głęboko zintegrowany z Twoim firmowym środowiskiem, rozumie kontekst Twojej organizacji i chroni jej dane.
Aby to lepiej zobrazować: darmowy Copilot przypomina wszechstronną, publiczną bibliotekę – oferuje ogrom informacji i inspiracji, ale niekoniecznie spersonalizowanych pod kątem wewnętrznych procesów Twojej firmy, a poufność „rozmowy” zależy od Twojej ostrożności. Z kolei Copilot for Microsoft 365 to jak dedykowany, wewnętrzny ekspert z dostępem do zasobów Twojej firmy, działający w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku. W AI Hero często obserwujemy, że firmy, próbując maksymalizować dostępność AI przy minimalnych kosztach, zaczynają od narzędzi darmowych. To zrozumiałe, jednak przy zadaniach wymagających dostępu do danych firmowych, głębszej integracji z procesami czy gwarancji bezpieczeństwa na poziomie korporacyjnym, firmy naturalnie zaczynają dostrzegać wartość bardziej zaawansowanych, zintegrowanych rozwiązań.
Kluczowe różnice i korzyści biznesowe: darmowy Copilot vs. Copilot for Microsoft 365
Aby ułatwić Ci świadomy wybór najlepszej opcji dla Twojej organizacji, przyjrzyjmy się najważniejszym aspektom obu rozwiązań.
Dostęp do informacji i rozumienie kontekstu Twojej firmy
Darmowy Copilot:
Charakteryzuje się tym, że bazuje na szerokim, ale ogólnym zasobie danych z publicznego internetu. Jest to jego siła przy zadaniach eksploracyjnych i researchu tematów, które są ogólnie dostępne. Nie ma jednak dostępu do wewnętrznych zasobów Twojej firmy, takich jak pliki, maile, kalendarze czy czaty. W rezultacie, generowane przez niego odpowiedzi są generyczne i nie uwzględniają specyfiki Twojej działalności ani bieżących projektów wewnętrznych.
Copilot w wersji płatnej:
W przeciwieństwie do wersji darmowej, jest głęboko zintegrowany z Twoją organizacją. Oznacza to, że ma dostęp do danych Twojej firmy – e-maili, dokumentów (z SharePoint czy OneDrive), wpisów w kalendarzu, spotkań czy czatów w Teams. Co istotne, rozumie kontekst Twojej pracy i firmy, operując na jej danych, jednocześnie respektując wszystkie ustawione uprawnienia dostępu poszczególnych użytkowników.
Kluczowa korzyść dla Twojego biznesu:
Personalizacja i trafność na najwyższym poziomie. Copilot staje się realnym wsparciem w codziennych zadaniach wymagających kontekstu firmowego. Pomaga szybko znaleźć potrzebne informacje w firmowych zasobach, przygotować podsumowania spotkań czy streścić długie wątki mailowe – wszystko w oparciu o faktyczne dane Twojej firmy.
Integracja z codziennymi narzędziami pracy
Darmowy Copilot:
Działa jako osobna aplikacja lub strona internetowa. Nie oferuje bezpośredniej, głębokiej integracji z aplikacjami Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook czy Teams) w kontekście pracy na danych firmowych.
Copilot w wersji płatnej:
Jest wbudowany bezpośrednio w aplikacje pakietu Microsoft 365, z których korzystasz na co dzień. Umożliwia tworzenie, edycję, analizę danych i podsumowywanie informacji bezpośrednio w Wordzie, Excelu, PowerPoincie, Outlooku czy Teams.
Kluczowa korzyść dla Twojego biznesu
Możliwość pracy z AI bez opuszczania używanych aplikacji. Wyobraź sobie tworzenie wersji roboczych maili na podstawie wcześniejszej korespondencji w Outlooku, automatyczne podsumowywanie spotkań w Teams wraz z listą zadań, czy generowanie profesjonalnych prezentacji w PowerPoincie na podstawie firmowych dokumentów – wszystko to za pomocą kilku kliknięċ, w dobrze znanym Ci środowisku.
Bezpieczeństwo danych, prywatność i zgodność z regulacjami
Darmowy Copilot:
Oferuje standardowe zabezpieczenia dla usługi publicznej. Dane wprowadzane przez użytkownika są przetwarzane zgodnie z polityką prywatności usługi, co może oznaczać mniejszą kontrolę z perspektywy Twojej firmy nad tym, jak te dane są wykorzystywane. Kluczowa jest świadomość, aby nie wprowadzać do niego poufnych informacji firmowych.
Copilot w wersji płatnej:
Gwarantuje bezpieczeństwo klasy korporacyjnej, na którym opiera się cała platforma Microsoft. Dane Twojej firmy pozostają w jej środowisku Microsoft 365 i nie są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli AI ani udostępniane innym organizacjom. Rozwiązanie jest zaprojektowane z myślą o zgodności z RODO i innymi kluczowymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych.
Kluczowa korzyść dla Twojego biznesu:
Pełna kontrola i bezpieczeństwo. Ochrona strategicznych danych firmowych, minimalizacja ryzyka związanego z bezpieczeństwem informacji i zapewnienie zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi. Z naszej perspektywy i doświadczenia to absolutny fundament bezpiecznego wdrażania AI w organizacji.
Możliwości personalizacji, rozbudowy i zarządzania
Darmowy Copilot:
Jako usługa publiczna, nie oferuje możliwości głębokiego dostosowania do specyficznych potrzeb, procesów czy terminologii Twojej firmy. Jego siłą jest uniwersalność.
Copilot w wersji płatnej:
Daje dostęp do Copilot Studio. To potężne narzędzie pozwala na tworzenie własnych, niestandardowych wersji Copilota, które mogą być „karmione” specyficzną wiedzą firmową, rozumieć wewnętrzny żargon czy integrować się z innymi systemami używanymi w firmie. Dodatkowo, administratorzy IT mają możliwość centralnego zarządzania Copilotem w ramach całej organizacji poprzez centrum administracyjne Microsoft 365, w tym konfigurowania polityk i monitorowania użycia.
Kluczowa korzyść dla Twojego biznesu:
AI „szyte na miarę”. Możliwość budowy dedykowanych rozwiązań AI, które idealnie odpowiadają na unikalne potrzeby konkretnych działów (np. sprzedaży, marketingu, HR) czy automatyzują specyficzne procesy firmowe, przynosząc jeszcze większe i bardziej ukierunkowane korzyści.
Kiedy (i jak) wybrać odpowiednią wersję?
Wybór odpowiedniej wersji Copilota zależy od konkretnych potrzeb i priorytetów Twojej firmy.
Kiedy darmowy Copilot może być wartościowym narzędziem w Twojej firmie?
- Darmowy Copilot jest idealnym punktem wyjścia, aby Twoja firma i pracownicy mogli poznać, jak działa sztuczna inteligencja i jakie są jej podstawowe możliwości. Pozwala na bezpieczne (w kontekście braku dostępu do danych firmowych) testowanie promptów i zrozumienie logiki działania modeli językowych.
- Do zadań kreatywnych i eksploracyjnych, generowania wstępnych pomysłów marketingowych, tworzenia szkiców treści na tematy ogólne, researchu publicznie dostępnych informacji. Jest to doskonałe narzędzie do rozwijania kreatywności i szybkiego prototypowania koncepcji, które NIE OPIERAJĄ SIĘ na wewnętrznych danych firmy.
- Do indywidualnego wsparcia w zadaniach niewrażliwych, bo pracownicy mogą go używać do osobistej organizacji pracy, podsumowywania publicznych artykułów czy nauki nowych umiejętności, pod warunkiem, że nie wprowadzają do niego żadnych poufnych informacji firmowych.
- Kluczem jest edukacja zespołu. Pracownicy muszą być świadomi, że darmowy Copilot operuje na danych publicznych i nie należy go używać do przetwarzania informacji wrażliwych, tajemnic handlowych czy danych osobowych klientów. Jasne wewnętrzne wytyczne są tu niezbędne.
Kiedy Copilot for Microsoft 365 staje się optymalnym wyborem?
- Gdy chcesz, aby sztuczna inteligencja pracowała na danych Twojej firmy – analizowała dokumenty, podsumowywała maile, czy pomagała w pracy z wewnętrznymi zasobami, bezpośrednio w Twoich narzędziach Microsoft 365.
- Gdy priorytetem jest bezpieczeństwo danych klasy korporacyjnej i pełna zgodność z RODO oraz innymi regulacjami dotyczącymi informacji firmowych.
- Gdy celem jest realne zwiększenie produktywności zespołów poprzez głęboką integrację AI z codziennymi narzędziami pracy takimi jak Outlook, Teams, Word czy Excel.
- Gdy planujesz budować niestandardowe rozwiązania AI lub automatyzować specyficzne procesy firmowe, dostosowane do unikalnych potrzeb Twojej organizacji w ramach ekosystemu Microsoft.
Praktyczna wskazówka od AI Hero
Zanim podejmiesz decyzję, zdefiniuj jasno, jakie zadania ma wspierać AI w Twojej firmie. Do ogólnych inspiracji i pracy na danych publicznych darmowy Copilot może być cennym wsparciem. Jeśli jednak myślisz o integracji z wewnętrznymi procesami i danymi, bezpieczeństwie na poziomie korporacyjnym i pełnym wykorzystaniu potencjału w ekosystemie Microsoft, Copilot for Microsoft 365 będzie naturalnym kierunkiem rozwoju. W AI Hero pomożemy Ci ocenić potrzeby i wybrać najlepszą ścieżkę.
