Twoja firma jest podekscytowana możliwościami AI, ale Ty, jako menedżer, masz z tyłu głowy fundamentalne pytanie o bezpieczeństwo. I słusznie.
Z jednej strony chcesz wspierać innowacyjność i zmianę w zespole, z drugiej – Twoim zadaniem jest chronić najcenniejsze aktywa firmy. To naturalne, że pojawiają się pytania: „Która wersja Copilota jest więc bezpieczna dla naszych danych?”, „Czy nasze strategie, finanse i informacje o klientach nie wyciekną?”, „Gdzie dokładnie leży granica między produktywnym a ryzykownym użyciem AI?”.
Klucz tkwi w tym, której wersji Copilota używasz
Bezpieczeństwo danych w Copilocie nie jest kwestią „czy”, ale „której wersji używasz i do jakich celów”. To najważniejsze rozróżnienie, od którego zależy wszystko inne. Sposób przetwarzania informacji w darmowej, publicznej wersji Copilota i w płatnym, zintegrowanym Copilocie dla Microsoft 365 to dwa zupełnie różne światy.
Najprościej to zobrazować za pomocą analogii. Korzystanie z darmowego, publicznego Copilota jest jak prowadzenie ważnej rozmowy biznesowej w publicznej, zatłoczonej kawiarni – jest wygodnie i szybko, ale nigdy nie masz pewności, kto słucha i do czego wykorzysta zasłyszane informacje. Z kolei Copilot for Microsoft 365 to jak rozmowa w zamkniętym, wygłuszonym i monitorowanym gabinecie zarządu – wszystko, co powiesz, zostaje w środku, chronione przez najwyższe standardy bezpieczeństwa Twojej organizacji. W AI Hero widzimy, że brak tego rozróżnienia to najczęstsze i potencjalnie najdroższe nieporozumienie związane z wdrażaniem AI w firmach. Zrozumienie go jest fundamentem bezpiecznej transformacji.
Darmowy, publiczny Copilot. Kiedy go używać i jakich danych unikać?
Ta wersja Copilota to potężne i wartościowe narzędzie, pod warunkiem, że używasz go świadomie i do odpowiednich zadań.
Kiedy jest to bezpieczne i wartościowe narzędzie? W przypadku:
- Researchu i analizy informacji, które są ogólnodostępne w internecie.
- Burzy mózgów i generowania kreatywnych pomysłów, które nie zawierają żadnych poufnych szczegółów dotyczących Twojej firmy, klientów czy projektów.
- Tworzenia wstępnych szkiców treści marketingowych, postów na media społecznościowe czy innych materiałów, które i tak są przeznaczone do publicznej wiadomości.
- Nauki pisania skutecznych promptów i ogólnego zapoznawania się z możliwościami AI w kontrolowanym środowisku.
Jakich danych NIGDY nie wprowadzać do darmowego Copilota?
- Danych finansowych firmy – prognoz, wyników sprzedaży, budżetów, danych o rentowności.
- Strategii biznesowych – planów rozwoju produktu, analizy konkurencji czy strategii marketingowych.
- Danych osobowych i wrażliwych – wszelkich informacji o klientach (imiona, nazwiska, dane kontaktowe) i pracownikach, które podlegają pod RODO.
- Tajemnic handlowych – fragmentów kodu źródłowego, kluczy API, haseł, danych dostępowych czy unikalnego know-how.
- Wszelkich treści z wewnętrznych, poufnych dokumentów – fragmentów umów, notatek ze spotkań, raportów wewnętrznych.
Płatna wersja Copilota. Jak bezpiecznie pracować na danych firmowych?
Wersja zintegrowana z Microsoft 365 została zbudowana na fundamencie bezpieczeństwa klasy korporacyjnej. Działa ona w „zamkniętym obiegu” wewnątrz Twojej organizacji, co oznacza, że dane, które przetwarza, nie opuszczają bezpiecznego środowiska Twojej firmy i nie są wykorzystywane do trenowania ogólnodostępnych modeli AI.
Jakie dane można bezpiecznie przetwarzać?
- Wewnętrzne raporty sprzedaży i dane finansowe w programie Excel.
- Podsumowania poufnych spotkań na podstawie nagrań i transkrypcji w Microsoft Teams.
- Spersonalizowane maile do klientów.
- Strategiczne dokumenty w programie Word czy prezentacje w programie PowerPoint, korzystając z informacji zawartych w innych plikach firmowych.
Jeden kluczowy warunek, o którym musisz pamiętać: Copilot jest tak bezpieczny, jak Twoja wewnętrzna polityka zarządzania uprawnieniami. Narzędzie respektuje ustawienia dostępu do plików w Twojej organizacji. Oznacza to, że jeśli pracownik nie powinien mieć dostępu do plików działu finansów, a z jakiegoś powodu go ma, Copilot mu tych danych… nie ukryje. Dlatego, z naszej perspektywy wdrożenie Copilota to doskonały moment na przegląd i uporządkowanie polityki uprawnień w SharePoint i OneDrive.
Twoje pierwsze kroki w kierunku bezpieczeństwa
Prawdziwa zmiana zaczyna się od działania. Oto trzy proste kroki, które możesz wykonać jeszcze w tym tygodniu:
- Weryfikuj, z czego korzysta Twój zespół. Porozmawiaj z ludźmi i sprawdź, czy i jak używają narzędzi AI. Czy jest to świadome korzystanie z wersji firmowej (jeśli ją macie), czy niekontrolowane eksperymenty w wersji publicznej? Zbuduj świadomość, a nie atmosferę kontroli.
- Stwórz i zakomunikuj proste zasady. Opracuj krótką, zrozumiałą politykę korzystania z publicznych narzędzi AI. Wystarczą 3-4 punkty, jasno określające, jakich danych absolutnie nie wolno do nich wprowadzać. Upewnij się, że każdy w zespole je zna i rozumie.
- Zrób audyt uprawnień. Zanim zdecydujesz się włączyć Copilota dla kolejnych zespołów, upewnij się, że Twoja polityka dostępu do danych w Microsoft 365 jest aktualna. Sprawdź, kto ma dostęp do kluczowych zasobów i czy na pewno powinien go mieć.
Nie chodzi o to, by bać się sztucznej inteligencji, ale by rozumieć naturę dostępnych narzędzi i używać odpowiedniego do właściwego zadania. Bezpieczeństwo nie jest dziełem przypadku, lecz wynikiem świadomych decyzji, jasnych zasad i odpowiedniej technologii.
Bez tego… bardzo łatwo o kłopoty.
