Dlaczego warto automatyzować procesy?
No właśnie. Zacznijmy od samego początku. Generalnie, zgodnie z założeniami automatyzacja pozwala wyeliminować powtarzalne zadania, jest w stanie zredukować błędy i zwiększać efektywność. To wszystko widać z zewnątrz i łatwo zrozumieć, że wybrane zadania można z powodzeniem oddać w ręce “robotów”, które będą pracowały 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. Im dalej w las, tym poziom skomplikowania rośnie.
Wszyscy wiemy, że warto automatyzować (także z wykorzystaniem AI), ale na co tak naprawdę zwrócić uwagę, żeby od razu nie popełnić popularnych błędów i nie “utopić” pieniędzy?
Powtarzalność to nadrzędny wskaźnik automatyzacji
Im szybciej jesteś w stanie zidentyfikować powtarzalne procesy w ramach swojej firmy czy zespołu – tym lepiej będziesz w stanie zrozumieć, które z nich nadają się do automatyzacji. Powtarzalność, to zadania wykonywane w ten sam sposób w regularnych odstępach czasu – na przykład wystawianie faktur, raportowanie obecności, zbieranie danych do głównego pliku w Excelu. To wszystko jest idealne do automatyzacji.
Spora liczba zadań potrzebuje “człowieka” do podjęcia decyzji – na szczęście da się w nich także znaleźć te, które mogą zostać obsłużone w sposób pół-automatyczny albo automatyczny.
Rozproszenie danych to problem, który rośnie wraz z czasem
Praca na wielu systemach i aplikacjach, które nie są ze sobą zintegrowane, prowadzi do bałaganu i strat czasowych – to wszystko można zminimalizować dzięki automatyzacji. Często możesz złapać się na tym, że poświęcasz czas na to, aby “przełożyć” informacje z jednej bazy do drugiej albo z jednego systemu do drugiego. To strata czasu i potencjału, a sam proces może odbywać się automatycznie, bez Twojego bezpośredniego zaangażowania.
Automatyzacja pozwala na zniwelowanie wąskich gardeł
Procesy blokujące inne działania, szczególnie w gorących okresach operacyjnych, mogą być odblokowane poprzez odpowiednie rozwiązania technologiczne. Oczywiście wymaga to znacznie więcej niż wskazania palcem na problem. Często tego typu “wąskie gardła” najpierw muszą zostać zidentyfikowane, odpowiednio opisane, a dopiero później zautomatyzowane. Sporo pracy, ale to ten rodzaj wysiłku, który procentuje wykładniczo wraz z upływającym czasem.
Finalnie i tak chodzi o “ludzką” frustrację
Często zamiast inwestować czas w tworzenie checklist, rozpisywania procesów warto… zapytać pracowników w konkretnych zespołach o to, co przeszkadza im w codziennej pracy. Frustracja zespołu związana z powtarzalnymi zadaniami to ważny sygnał, które procesy należy zautomatyzować w pierwszej kolejności. Z naszego doświadczenia wielu managerów i przedsiębiorców popełnia ten błąd – a szkoda! Codzienne wyzwania pracowników to bowiem kopalnia wiedzy i ogromny skrót do wdrożenia skutecznej automatyzacji. Usprawniając powtarzalne taski odblokowujesz czas dla swoich ludzi na to, aby mogli zająć się bardziej strategiczną pracą.
Jak zidentyfikować procesy do automatyzacji?
To generalnie temat rzeka, ale da się go uprościć. Nietrudno zgadnąć, że nie wszystkie procesy są odpowiednie do automatyzacji – dlatego właśnie tak kluczowe jest właściwe ich zidentyfikowanie. Z naszego doświadczenia najlepiej sprawdzają się w tym przypadku trzy kryteria. Możesz potraktować je jako swoisty filtr nakładany na najczęściej wykonywane zadania.
Procesy idealne do automatyzacji powinny być:
- Standardowe i powtarzalne.
- Mało wrażliwe na błędy.
- Wykonywane często, ale zabierające dużo czasu
Przykłady? Automatyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), takie jak godziny pracy, status zamówienia, czy procedury zwrotu. Przenoszenie danych z formularzy online do systemu CRM lub arkuszy kalkulacyjnych. Automatyczne potwierdzenia spotkań, przypomnienia o terminach, lub przydzielanie zasobów na podstawie kalendarza.
Każda z tych rzeczy jest standardowa i powtarzalna, mało wrażliwa na błędy i wykonywana na tyle często, że zabiera dużo czasu.
Widzisz tę zależność?
Pamiętaj o “małych” konsekwencjach
Z naszego doświadczenia najlepiej automatyzować procesy, które wykonujemy często, ale błędy w ich realizacji mają niskie konsekwencje. Brzmi może trywialnie, ale kiedy poznasz moc automatyzacji, to nagle okazuje się, że chcesz oddać wszystkie powtarzalne zadania robotom.
Warto wcisnąć wtedy przycisk “stop” i zastanowić się, które obszary po prostu się do tego nie nadają – głównie ze względu na konsekwencje potencjalnych błędów. Małe taski, które “wysypią” się po drodze raczej nie napsują Ci krwi. Co innego, kiedy mowa np. o wrażliwych danych lub decyzjach wymagających starannej analizy. Tutaj błędy mogą Cię sporo kosztować.
No ale dobra, to…
Których procesów nie warto automatyzować?
W dużym skrócie: takich, które wymagają wysokiego stopnia personalizacji lub dodatkowego kontekstu. To na przykład odpowiedzi na skomplikowane maile powiązane z zarządem czy też procesy, w których wybrana rzecz jest zawsze zmienna. Tego typu operacje powinny pozostać w rękach ludzi i w większości przypadków być dalej przypisanymi do starej, dobrej manualnej pracy.
Wyzwania i ograniczenia automatyzacji
Wszystko ładnie i pięknie, ale pomimo pięknych korzyści na papierze, proces wdrożenia automatyzacji często wiąże się z wyzwaniami. Nie ma co lukrować rzeczywistości – roboty pozwalają na uwolnienie dużej ilości zasobów (w tym czasu), ale wymagają także sporo świadomości i pracy, aby przynieść realne korzyści.
Na podstawie projektów, które wdrażaliśmy w 2024 roku, widzimy kilka powtarzających się wyzwań.
Brak odpowiednich procesów to pierwszy problem
Wyobraź sobie, że chcesz zautomatyzować bałagan. Co się stanie? No właśnie – dostaniesz zautomatyzowany bałagan, tylko że działający 24/7. Automatyzacja nie naprawi złych procesów, wręcz przeciwnie – tylko przyspieszy ich wykonywanie. Dlatego zanim zaczniesz myśleć o robotach, upewnij się, że Twoje procesy są dobrze zdefiniowane i po prostu… działają jak należy.
Koszty potrafią zaskoczyć
Szczególnie na początku, kiedy skala działania jest niewielka, koszty wdrożenia i utrzymania automatyzacji mogą przewyższać korzyści. Dlatego zawsze warto zrobić dokładną analizę ROI przed rozpoczęciem projektu. Bardzo chętnie Ci z tym pomożemy.
Konkretne liczby pokazują, że średni zwrot z inwestycji w automatyzację pojawia się zazwyczaj po 6-12 miesiącach. Przykładowo, automatyzacja procesu fakturowania może zaoszczędzić Ci około 10-15 godzin miesięcznie. Sam przelicz to ze swoją stawką godzinową.
Ludzie się boją (i często mają rację)
Pracownicy często obawiają się automatyzacji i szczerze? Trudno im się dziwić. Nikt nie chce stracić pracy ani zostać z najtrudniejszymi zadaniami, gdy te prostsze przejmą roboty. To naturalne obawy, które wymagają odpowiedniej komunikacji i planowania ścieżki rozwoju dla zespołu. Często zaopiekownie tego elementu jest trudniejsze niż wdrożenie technologii na dużą skalę w Twoich procesach (poważnie!)
Wdrożenie musi być etapowe
Skuteczne wdrożenie automatyzacji wymaga systematycznego podejścia.
W pierwszym tygodniu skup się na audycie i wyborze jednego, prostego procesu do automatyzacji. Tydzień drugi to czas na testowe wdrożenie na małej próbce danych i zebranie pierwszych wrażeń zespołu. W trzecim tygodniu zajmij się wprowadzaniem poprawek i optymalizacją na podstawie feedbacku.
Ostatni, czwarty tydzień to moment na pełne wdrożenie, przeszkolenie zespołu i zaplanowanie kolejnych kroków.
Pamiętaj – zawsze lepiej zrobić jedną rzecz dobrze, niż dziesięć “na szybko”.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów biznesowych to nie tyle trend, co konieczność w dzisiejszym świecie biznesu. Jak widzisz, kluczem do sukcesu jest metodyczne podejście i świadomość zarówno możliwości, jak i ograniczeń.
Co warto zapamiętać?
- Zacznij od identyfikacji powtarzalnych procesów – to najlepsi kandydaci do automatyzacji
- Słuchaj swojego zespołu – frustracja pracowników to świetny wskaźnik tego, co warto zautomatyzować
- Wprowadzaj zmiany małymi krokami – nie próbuj zautomatyzować wszystkiego na raz
- Pamiętaj o analizie kosztów i potencjalnych konsekwencji błędów
- Zadbaj o właściwą komunikację w zespole – ludzie muszą rozumieć cel zmian
Jeśli zastanawiasz się nad automatyzacją w swojej firmie, zacznij od audytu procesów i szczerej rozmowy z zespołem. To zawsze dobry pierwszy krok na drodze do skutecznej transformacji. Resztą wyzwań zajmiemy się my.
