Copilot to nie program do porównywania tekstu, to Twój analityk
Copilot nie tylko pokazuje, co się zmieniło. On rozumie i potrafi zinterpretować znaczenie tych zmian w kontekście biznesowym.
Tradycyjne narzędzia do porównywania dokumentów są jak gra „znajdź 10 różnic” – pokazują Ci, że jedno słowo zastąpiono innym. Copilot jest jak swoisty prawnik, który siada obok Ciebie, przegląda obie wersje i mówi: „Uważaj, tutaj zmienili zapis o karach umownych, co w praktyce oznacza dla nas większe ryzyko”. Pamiętaj jednak, że AI może popełniać błędy – warto mieć to na uwadze, szczególnie w przypadku bardziej skomplikowanych dokumentów.
3 techniki porównywania dokumentów w Copilocie
Oto 3 proste, ale potężne techniki, które zmienią sposób, w jaki pracujesz z dokumentami.
1. Porównanie ogólne („co się zmieniło?”)
To podstawowa i najczęściej używana funkcja. Pozwala szybko zorientować się w najważniejszych zmianach między dwoma dokumentami.
- Przykład? „Porównaj dokument @Umowa_v1.docx z @Umowa_v2.docx i wypisz w punktach listę najważniejszych zmian.”
2. Porównanie skoncentrowane („sprawdź ten konkretny fragment”)
Nie musisz analizować całych dokumentów. Możesz poprosić Copilota, by skupił się tylko na kluczowych dla Ciebie sekcjach, co jest niezwykle efektywne przy długich umowach czy raportach.
- Przykład? „Porównaj tylko sekcję 'Warunki płatności’ w plikach @Raport_Finansowy_Q1.xlsx i @Raport_Finansowy_Q2.xlsx i przedstaw różnice w formie tabeli.”
3. Porównanie z wzorcem („czego tu brakuje?”)
To najbardziej zaawansowana i nieoczywista technika. Możesz użyć firmowego szablonu jako punktu odniesienia do analizy dokumentów, które otrzymujesz z zewnątrz.
- Przykład? „Przeanalizuj tę umowę od klienta (@Umowa_Klient.docx) w odniesieniu do naszego standardowego szablonu (@Nasz_Szablon_Umowy.docx). Wskaż, które z naszych standardowych klauzul zostały usunięte lub znacząco zmienione na naszą niekorzyść.”
Według różnych badań, pracownicy wiedzy potrafią spędzać nawet 2,5 godziny dziennie na samym wyszukiwaniu informacji i dokumentów. Copilot, mając dostęp do całego środowiska Microsoft 356, skraca ten proces do sekund, co jest pierwszym, ukrytym zyskiem jeszcze przed samym porównaniem.
Co możesz zrobić już teraz? Twój pierwszy test porównawczy
- Znajdź dwie wersje tego samego dokumentu. Weź draft raportu, który niedawno przygotowywałeś, i jego finalną wersję.
- Przeprowadź „test jednego pytania”. Otwórz Copilota i poproś: „Podsumuj w 3 punktach kluczowe zmiany między @draftem a @wersją_finalną”. Zobacz, czy AI wychwyciło to, co najważniejsze.
- Stwórz swój pierwszy „prompt porównawczy”. Weź standardowy szablon firmowy (np. ofertę) i jedną z ostatnich ofert wysłanych do klienta. Użyj powyższej techniki numer 3 i poproś Copilota o znalezienie różnic. Zapisz ten prompt – przyda się w przyszłości.
Pamiętaj, że cała analiza odbywa się w bezpiecznym środowisku Twojej firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł – Jak bezpiecznie analizować wrażliwe dane firmowe przy pomocy Copilota?
Podsumowanie
Umiejętność szybkiego i inteligentnego porównywania dokumentów to nowa supermoc w biznesie. Uwalnia czas od żmudnej, manualnej pracy i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na podejmowaniu lepszych decyzji.
Chcesz nauczyć swój zespół, jak wykorzystywać te techniki w praktyce i zamienić godziny pracy z dokumentami w minuty? Porozmawiajmy o warsztatach, które skupiają się na realnych problemach i szybkich rozwiązaniach z Copilotem.
