Zanim zaczniemy, zajmę Ci 20 sekund i odpowiem na pytanie: dlaczego piszę ten poradnik i dzielę się tak wartościową wiedzą, której nie znajdziesz nigdzie indziej?
Po pierwsze, w sieci mnóstwo jest ekspertów od używania narzędzi AI. Wielu z nich publikuje wartościowe treści, ale całkowicie pomija najważniejszą kwestię: jak przełożyć potencjał AI na wyniki firmy? Tego po prostu nie ma na rynku i chcę tę lukę zapełnić.
Po drugie, dlaczego ja? Odpowiedź jest prosta. W AI Hero pracujemy z liderami rynku: PZU, Leroy Merlin, Teva, Carrefour, LPP, Polsat, DPD … i pomagamy im systemowo wdrożyć AI, aby osiągnąć konkretne, mierzalne rezultaty biznesowe. To doświadczenie, którego nie da się podważyć. I właśnie nim chcę się z Tobą podzielić.
Okej, ogłoszenia parafialne za nami. Przejdźmy do konkretu.
Miłego czytania!
Jaki główny problem rozwiązuje wdrożenie AI?
Jeśli jeszcze raz usłyszę od managera “jesteśmy zawaleni pracą i nie wyrabiamy się”, to zacznę wierzyć, że mamy w tym kraju poważny problem.
Żartuję. Nie trzeba mnie przekonywać!
Każdego dnia rozmawiam ze sfrustrowanymi dyrektorami, managerami i pracownikami (super praca, co nie?), którzy opowiadają mi o rozmaitych problemach.
Ja potem te problemy wrzucam do jednego kubła i dużą łyżką mieszam aż zrobię wielki wir. Następnie zaglądam do środka i co widzę?
Taką oto spiralę:
- Pracownicy są przeciążeni ilością pracy
- Procesy są powolne, a projekty opóźniają się
- Klienci czekają, szanse przepadają, konkurencja goni
- Koszty rosną, rentowność spada, trzeba ciąć (najłatwiej etaty)
Nie potrzeba wprawnego oka, żeby zobaczyć jak każdy krok napędza kolejny.
Jeśli to wygląda jak całkiem klarowny obraz Twojej rzeczywistości, to uspokajam – nie jesteś sam. I na pewno nie jesteś temu winny.
Problemem nie jest to, że ludziom się nie chce, albo że Ty jesteś słabym przełożonym.
Prawdziwa przyczyna leży głębiej – to przestarzały system pracy, w którym występuje osobliwy paradoks:
- Na zbyt dużą ilość pracy logicznym pomysłem jest zatrudnić więcej ludzi
- A jeśli koszty są zbyt wysokie, to najłatwiej jest po prostu kogoś zwolnić
Pytanie, które pewnie teraz sobie zadajesz (i całkiem słusznie!), to:
“Jak tą samą liczbą osób zrobić więcej pracy?”
Ach, teraz dotykamy sedna sprawy.
Czy warto zwlekać z wdrożeniem AI?
Niewiele rzeczy powoduje u mnie widoczny grymas na twarzy. Jedną z nich jest bezczynność wobec problemu, który nie tylko DA SIĘ rozwiązać, ale też można to zrobić względnie łatwo.
Tymczasem wielu liderów woli czekać z wdrożeniem AI i automatyzacji, nie rozumiejąc, że bierność to też decyzja – i to najdroższa z możliwych.
Jak to wygląda w praktyce? Spójrzmy na 3 obszary, w których koszt zwlekania rośnie z każdym dniem.
1. Konkurencja nie czeka
Zanurzyłem się niedawno w świeży raport Polskiego Instytutu Ekonomicznego i aż mnie zmroziło: ponad 84% firm w Polsce nie korzysta z AI. Na pierwszy rzut oka to pocieszające – „inni też tego nie robią”. Ale to tylko pierwsze wrażenie, nie ulegaj mu. Prawdziwe pytanie brzmi: co robi pozostałe 16%? Buduje przewagę. Usprawnia procesy, szybciej obsługuje klientów i obniża koszty, podczas gdy reszta tkwi w przekonaniu, że „jeszcze jest czas”. Może i jest … ale ile go zostało?
2. Twoi najlepsi ludzie odejdą.
Ludzie, którzy najbardziej frustrują się chaosem i powtarzalną pracą, to zazwyczaj Twoi najlepsi, najbardziej ambitni pracownicy. To oni jako pierwsi widzą, że firma działa nieefektywnie. Umówmy się – jeśli nie dasz im narzędzi, które uwolnią ich potencjał, znajdą sobie firmę, która to zrobi. Bezczynność w kwestii AI to ciche przyzwolenie na drenaż największych talentów z Twojej organizacji.
3. Twoja marża topnieje.
Mówiłem już o przeciążeniu pracowników. A teraz połączmy to z twardymi danymi. McKinsey szacuje, że 45% czynności zawodowych może być zautomatyzowanych przy użyciu już dostępnej technologii. Z kolei według IDC, nieefektywność kosztuje firmy od 20% do 30% rocznych przychodów.
To nie są abstrakcyjne liczby. To realne pieniądze, które co miesiąc firmy przepalają na manualne procesy. To gra nie tylko o poprawę przepływów pracy, ale o obronę rentowności biznesu, która – bądźmy szczerzy – w wielu branżach sukcesywnie spada.
Pytanie nie brzmi czy zaczniesz ponosić te koszty, ale jak bardzo dotkliwe będą.
Dlaczego nie zaczynać wdrożenia AI od automatyzacji procesów?
Nie wiem jak Ty, ale ja nie lubię, gdy mi się coś narzuca. I założę się o 21 złotych z groszami, że Twój zespół też tego nie lubi.
Próbuję policzyć, ale palców mi już brakuje – ile w tym roku widziałem firm, które przeszły tzw. “automatyzację procesów”. W niektórych przypadkach efekty były imponujące, ale w znakomitej większości – projekt utknął w martwym punkcie, a sprawa rozbiła się o jeden czynnik: ludzi.
Typowy scenariusz wygląda tak:
- Firma zatrudnia specjalistę (lub firmę) od automatyzacji procesów
- Taki ekspert najpierw przygląda się procesom, a następnie je automatyzuje
- Pracownicy otrzymują nowe procesy, w których są … mniej potrzebni
Na czym polega problem?
Przede wszystkim na tym, że stworzenie automatyzacji to jedno, a wdrożenie realnej zmiany w zespole, to drugie. I najczęściej tu jest pies pogrzebany, ponieważ użytkownicy nowego systemu jeszcze go nie rozumieją (co powoduje spadki efektywności, zamiast wzrostów), ale jedno co rozumieją: “to niedobrze, stracimy pracę”.
Efekt? Projekt kurzy się, ponieważ ludzie z niego nie korzystają (albo wręcz sabotują).
Jest taki piękny cytat z Ayn Rand:
„Możesz ignorować rzeczywistość, ale nie możesz ignorować skutków ignorowania rzeczywistości”.
A rzeczywistość jest taka: pomijanie czynnika ludzkiego przy wdrożeniu technologii to proszenie się o problemy.
Dlatego jeśli chcesz odciążyć zespół od powtarzalnych zadań i wdrożyć automatyzację, najpierw:
- Zaproś zespół do rozmowy o technologii, żeby byli częścią decyzji
- Rozwiń ich (nawet podstawowe) umiejętności AI, które dadzą im pewność siebie
- Dzięki temu poczują, że technologia jest “dla nich” i poprawia ich satysfakcję z pracy
Wówczas sami, z własnej woli, będą szukać kolejnych usprawnień, które zabiorą im te zadania, których nie lubią w swojej pracy.
Jak wdrożyć AI w firmie od podstaw?
Pierwszy krok jest ponoć najtrudniejszy, ale ja się z tym nie zgadzam. Dużo trudniejsze jest podjęcie decyzji, aby ten krok postawić.
Gdy myślisz o wdrożeniu AI do firmy, to co przychodzi Ci do głowy?
→ Uch, zupełnie nie wiem od czego zacząć
→ Już widzę jak pani Helenka z tego korzysta
→ To na pewno będzie sporo kosztować
→ Bardzo nie chcę z tym iść do IT
Chciałbym Ci ułatwić sprawę i odczarować wielkie, mityczne “wdrożenie AI” na rzecz dużo prostszego podejścia, które nie przytłacza.
Wytłumaczę to w 3 punktach:
1. Nie potrzebujesz wielkiej strategii AI
Ja wiem, że pierwszym instynktem jest zrobić audyt i spisać strategię wdrożenia AI. Skąd wiem? Ponieważ do nas w AI Hero często spływają takie zgłoszenia. Po krótkiej rozmowie zwykle okazuje się, że na strategię jest jeszcze za wcześniej, a zamiast audytu – lepiej zabrać się do pracy.
Pierwsze kroki z AI możesz postawić korzystając ze sprawdzonego planu, który w 90 dni przyniesie pierwsze, mierzalne rezultaty.
2. Zacznij od budowania kompetencji AI w zespole
Jak wygląda pierwszy krok z AI? To warsztat dla liderów (zarządu, dyrektorów, managerów). W trakcie takiego warsztatu uczestnicy poznają praktyczne zastosowania AI w ich własnej, codziennej pracy. Jednocześnie uczą się, jak pracować z zespołem, by szukać szans w technologii i skutecznie ją wdrażać.
Rozwój kompetencji AI jest najprostszym i najskuteczniejszym pierwszym działaniem – najpierw wśród liderów, potem wewnątrz zespołów.
3. Celem jest uwolnienie czasu, efektem – entuzjazm
Nie byłbym sobą, gdybym nie wspomniał o liczbach. Naszym celem na pierwszym etapie wdrożenia AI jest zawsze:
- Oszczędność czasu – średnio 20 godzin miesięcznie na pracownika
- Wzrost adopcji – nawet 80% uczestników szkoleń regularnie korzystających z AI
- Entuzjazm i gotowość do dalszych wdrożeń
Ten ostatni cel jest wart szczególnej uwagi. Gdy decydenci widzą pierwsze sukcesy, chętniej inwestują w dalsze usprawnienia. A te stają się możliwe dlatego, że teraz pracownicy rozumieją ich sens i sami proponują procesy do zautomatyzowania.
Ludzie są fundamentem, na którym zbudowany jest sukces wdrożenia AI.
Jak skutecznie zautomatyzować procesy z użyciem AI?
“Druga zwrotka, bo zawsze chciałem zacząć od środka” – tak zwykle firmy podchodzą do wdrożenia AI. Niestety z sukcesami mniejszymi niż cytowany Abradab.
Wyobraź sobie sytuację, w której ludzie w Twoim zespole regularnie korzystają z AI (np. Copilot / Gemini), dzięki czemu przyspieszają swoją pracę. Uwolnij w ten sposób czas na zadania, które mają większą wartość i – co nawet ważniejsze – które lubią i chcą wykonać.
Na takiej fali entuzjazmu buduje się najlepsze automatyzacje. Z dwóch powodów:
- po pierwsze, ludzie rozumieją ich sens i chcą je wdrożyć
- i po drugie, znają już technologię na tyle, że wiedzą, za co warto się zabrać
To właśnie to połączenie Entuzjazmu + Kompetencji pozwala przejść na wyższy poziom i zacząć czerpać wartość o rząd wielkości większą.
Okej, ale jak to zrobić? Cieszę się, że pytasz. Proces jest prosty:
1. Wybierz KPI do poprawy
Nie wiem czy to wybrzmiało, ale wdrożenie AI powinno mieć sens biznesowy. A będzie mieć tylko wtedy, kiedy pozytywnie wpłynie na kluczowe metryki biznesu. Dlatego właśnie zawsze zaczynamy od pytania: “Co chcemy poprawić? Jakie efekt chcemy osiągnąć?”
Podam kilka przykładów, żeby łatwiej Ci było sobie to wyobrazić:
- Zwiększenie liczby leadów marketingowych
- Poprawienie konwersji w procesie sprzedaży
- Przyspieszenie time-to-market w produkcie
- Redukcja churn’u w customer success
Widzisz, nie zajmujemy się na tym etapie rzeczami błahymi. Włączamy AI tam, gdzie są witalne potrzeby biznesu.
2. Zidentyfikuj procesy, które mogą poprawić KPI
KPI wybrane? Doskonale. Teraz pora zastanowić się, jakie procesy mogą wpływać na jej wartość. Wybiorę jeden przykład z listy i rozpiszę.
Poprawienie konwersji w procesie sprzedaży:
- Prospecting – AI pisze spersonalizowane cold maile, zamiast wysyłać jednolitą masówkę
- Lead management – 2 min po tym, jak wpadł lead, handlowiec dostaje zwięzły raport na temat firmy
- Ofertowanie – AI tworzy draft oferty w 5 min, na podstawie notatek i transkrypcji rozmowy
- Analiza rozmów – AI podpowiada co poprawić po każdej rozmowie / tygodniowa analiza wszystkich rozmów
Z taką listą kandydatów, możemy zaprojektować wdrożenia.
3. Przeprowadź pilotażowe wdrożenia
Zakładam kapelusz (niedoszłego) naukowca i powiem o eksperymencie.
Wdrożenia na tym etapie muszą mieć charakter pilotażowy, co oznacza, że realizowane są w małej skali. Tylko część osób będzie otrzymywać spersonalizowane cold maile. Jedynie część pracowników będzie tworzyć draft oferty z AI. I tak dalej.
Dlaczego? Z trzech powodów:
- Nie chcemy przypadkowo wykoleić kluczowego procesu
- Po co od razu ponosić duże koszty wdrożenia, jeśli można małymi krokami
- Warto mieć porównanie skuteczności z już działającymi procesami
Dopiero gdy potwierdzimy, że mamy więcej odpowiedzi na cold maile lub szybkie oferty wpłynęły na szybkość decyzji, to wówczas włączamy nowy proces dla wszystkich.
Na koniec etapu drugiego porównujemy wyniki z tymi, które zmierzyliśmy na początku i możemy jasno stwierdzić, czy nasze działania poprawiły KPI.
A teraz – żeby założyć piękną klamrę – wyobraź sobie, że próbujesz to wszystko zrobić bez przygotowania zespołu, bez ich znajomości technologii i bez entuzjazmu wobec takich usprawnień.
Druga zwrotka niech pozostanie drugą zwrotką.
Jak zbudować trwałą przewagę biznesową dzięki wdrożeniu AI?
Pamiętasz reklamy „Prawie robi wielką różnicę”? Większość firm coś tam pousprawnia z AI, zobaczy pierwsze efekty i zatrzyma się. „Prawie” odkrywając jej największy potencjał.
I to jest ten moment, w którym robi się naprawdę ciekawie.
Bo gdy inni są już zadowoleni, Ty zaczynasz budować coś, czego nie da się łatwo podrobić. System, który działa na zupełnie innych zasadach. Tutaj nie chodzi już o doklejanie AI do starych procesów, tylko o projektowanie ich od nowa, z AI w środku.
Jak to wygląda w praktyce?
→ Dane przestają być tylko raportem z przeszłości. Zaczynają podpowiadać, co robić dalej. Wyobraź sobie, że zamiast analizować wykresy, po prostu pytasz system: „Pokaż mi, którzy klienci najprawdopodobniej kupią od nas nową usługę i przygotuj dla nich spersonalizowane maile”. I po chwili możesz ruszyć z kampanią.
→ Procesy są projektowane od zera. Zmienia się fundamentalne pytanie. Zamiast pytać „Jak AI może nam pomóc w tym procesie?”, zaczynasz pytać: „Skoro AI potrafi robić X, Y i Z, to jak ten proces powinien wyglądać od samego początku?”. Często okazuje się, że połowa kroków, które robiliście do tej pory, jest po prostu niepotrzebna.
→ Ludzie i AI zaczynają tworzyć jeden zespół. Natura pracy się zmienia. AI staje się specjalistą od zadań, które wymagają analizy ogromnej ilości danych, skomplikowanego researchu czy tworzenia dokumentów. Zdejmuje z ludzi całą powtarzalną, analityczną robotę. A co zostaje dla człowieka? To, w czym technologia jeszcze długo nas nie zastąpi: strategiczne decyzje, ocena kontekstu i budowanie relacji.
→ AI staje się częścią tego, co sprzedajesz. To jest ostatni, kluczowy krok. Inteligencja przestaje być tylko wewnętrznym usprawnieniem. Zaczynasz ją wbudowywać w swoją ofertę. Tak jak zrobił to ClickUp, który do narzędzia do zadań dodał bota AI do planowania pracy. Albo kancelaria prawna, która zamiast sprzedawać godziny researchu, dostarcza analizę prawną opartą o AI w kilka minut.
Widzisz, o co w tym chodzi?
Na pierwszym etapie odzyskałeś czas. Na drugim zainwestowałeś go w poprawę kluczowych wskaźników.
Trzeci etap daje Ci coś zupełnie innego – firmę, która uczy się i adaptuje szybciej niż jakikolwiek konkurent. Budujesz organizację, która nie tylko działa inaczej. Ona myśli inaczej. A tego nie da się skopiować.
Co zrobić, gdy Twoja firma “nie jest gotowa na AI”?
W rozmowach z managerami często słyszę: „Chcielibyśmy, ale nie jesteśmy jeszcze gotowi na AI”.
To zdanie to najczęściej tylko etykieta. Pod spodem kryją się zwykle te same, cztery problemy.
Rozbroimy je po kolei.
→ „Nie mamy na to czasu”
To najczęstszy argument. I największy paradoks.
Jesteś zbyt zajęty gaszeniem pożarów, żeby zainstalować system przeciwpożarowy. Jesteś w pętli – brak czasu uniemożliwia Ci podjęcie działań, które dałyby Ci czas.
Właśnie dlatego nie zaczynasz od projektu na 6 miesięcy. Zaczynasz od jednego warsztatu, który sprawi, że Twoi ludzie odzyskają pierwsze godziny w tygodniu.
→ „Nie ma na to pieniędzy”
Żaden budżet nie jest z gumy i rozumiem to. Natomiast większość budżetów jest jak dziurawe wiadro. Co mam na myśli?
Wspominałem już, że IDC szacuje, że nieefektywność i manualne procesy zjadają firmom od 20% do 30% rocznych przychodów. To są realne pieniądze, które co miesiąc znikają z Twojego budżetu.
Pytanie nie brzmi, czy stać Cię na AI. Pytanie brzmi, jak długo jeszcze stać Cię na jej brak.
→ „Nie wiem, jak przekonać zarząd”
To proste: przestań sprzedawać im „wdrożenie AI”.
Zarząd nie kupuje modnych haseł. Kupuje mierzalne rezultaty i dobrze skalkulowane ryzyko. Zamiast prosić o duży budżet, zaproponuj mały, kontrolowany eksperyment:
„Przeprowadźmy pilotaż na jednym zespole. Cel: sprawdzić, czy w 90 dni uwolnimy 20 godzin miesięcznie na pracownika. Koszt jest minimalny, ryzyko żadne. Jeśli się uda, będziemy mieli twarde dane do dalszych rozmów”.
Daj im biznesowe uzasadnienie, nie technologiczną obietnicę.
→ „Nie wiem, od czego zacząć”
Mam na to prostą odpowiedź.
Nie zaczynasz od wielkiej strategii. Ani od audytu IT.
Zaczynasz od najprostszego i najbezpieczniejszego punktu: od ludzi.
Od jednego, praktycznego warsztatu, który da im realne umiejętności i udowodni, że ta technologia jest po to, żeby im pomóc, a nie ich zastąpić. Na tym fundamencie możesz budować dalej, ale wszystko zaczyna się od tego jednego kroku.
Co możesz zrobić teraz, by skutecznie wdrożyć AI w firmie?
Najlepszy czas na wdrożenie AI był rok temu. Drugi najlepszy jest dzisiaj.
I choć to brzmi jakbym chciał Cię przekonać do działania (bo faktycznie tak jest!), to nie mam zamiaru Cię straszyć, że tragedia jest tuż za rogiem, jeśli tego nie zrobisz.
Czy możesz poczekać? Tak, i pewnie przez jakiś czas nic się nie stanie.
Zamiast tego zadam Ci przewrotne pytanie – czy miałeś kiedyś tak, że powiedziałeś sobie “mogłem się za to zabrać rok temu”?
Jeśli wiesz (a mam nadzieję, że teraz już tak), że AI z nami zostanie i będzie zmieniać to, w jaki sposób firmy funkcjonują, jak praca jest wykonywana i jak ewoluować będą procesy … to czy to nie jest najlepszy moment, żeby postawić pierwsze kroki?
Chciałbym Ci ułatwić decyzję. Zapraszam na bezpłatne warsztaty discovery, podczas których przeanalizujemy unikalną sytuację Twojej firmy lub zespołu, a następnie przygotujemy rekomendacje, jakie działania przyniosą najlepsze efekty – krótko- i długoterminowo.
Możesz otrzymać spersonalizowaną roadmapę wdrożenia AI, a jedyne co potrzebujesz zrobić, to zainwestować 45 min swojego czasu.
KLIKNIJ TUTAJ – wypełnij swoje dane, a my zajmiemy się resztą
Do zobaczenia!
