Celem nie jest automatyzacja pracy, ale tak naprawdę eliminacja tarcia
Najlepsze procesy do optymalizacji z AI to niekoniecznie te najbardziej skomplikowane, ale te, w których występuje najwięcej „tarcia” – powtarzalnych zadań, wąskich gardeł i luk informacyjnych.
Wdrażanie AI jest jak budowanie mostu nad rzeką. Nie budujesz go w najszerszym możliwym miejscu, tylko dlatego, że jest to imponujące. Budujesz go tam, gdzie ludzie najczęściej i z największym trudem próbują się przeprawić. Twoim zadaniem jest znalezienie tych bolesnych „przepraw” w procesach Twojej firmy. U naszych klientów widzimy, że największe sukcesy odnoszą projekty, które nie automatyzują całych stanowisk, ale eliminują najbardziej frustrujące i czasochłonne „tarcie” w codziennej pracy.
3 sygnały, które wskazują na idealny proces do optymalizacji z AI
Oto trzy sygnały, które działają jak detektor. Jeśli dany proces wywołuje co najmniej dwa z nich, masz swojego kandydata.
1. Wysoka częstotliwość i powtarzalność („syndrom dnia świstaka”)
Zadania wykonywane codziennie lub co tydzień przez wiele osób to idealni kandydaci. Im częściej coś robicie, tym większy zwrot z każdej, nawet najmniejszej optymalizacji.
- Przykład? „Cotygodniowe raportowanie sprzedaży”, „codzienne podsumowywanie spotkań”, „odpowiadanie na te same 5 pytań od klientów”.
2. Praca z nieustrukturyzowanymi danymi („syndrom detektywa”)
Sztuczna inteligencja jest mistrzem w nadawaniu sensu chaosowi informacyjnemu – długim tekstom, transkrypcjom, mailom, opiniom klientów. Jeśli Twój zespół spędza godziny na „przekopywaniu się” przez takie dane, to jest to potężny sygnał.
- Przykład? „Analiza otwartych odpowiedzi w ankietach satysfakcji klienta”, „przeglądanie długich wątków mailowych w poszukiwaniu kluczowych decyzji”, „synteza informacji z wielu różnych raportów PDF”.
3. Duża zależność od „wiedzy plemiennej” („syndrom 'zapytaj Kasi'”)
To nieoczywisty, ale krytyczny insight. Procesy, które opierają się na wiedzy jednej, niezastąpionej osoby, są ogromnym ryzykiem dla firmy. AI jest idealnym narzędziem do udokumentowania, ustandaryzowania i skalowania tej unikalnej wiedzy.
- Przykład? „Proces przygotowania skomplikowanej oferty, który zna tylko jedna osoba w zespole”, „wiedza o historii klienta, która istnieje tylko w głowie jednego handlowca”.
Co możesz zrobić już teraz? Twoja mapa procesów
- Zorganizuj „warsztat frustracji”.
Zapytaj zespół wprost: „Gdybyście mogli wyeliminować jedno, najbardziej irytujące i powtarzalne zadanie z waszego tygodnia, co by to było?”. Odpowiedzi to Twoja lista kandydatów do optymalizacji. - Narysuj jeden proces.
Wybierz jeden proces zidentyfikowany powyżej i wspólnie z zespołem rozrysujcie go na tablicy. Zidentyfikujcie, gdzie są wąskie gardła i momenty największego „tarcia”. - Przeprowadź „test trzech sygnałów”.
Weź zmapowany proces i sprawdź, czy pasuje do któregoś z trzech sygnałów (powtarzalność, nieustrukturyzowane dane, „wiedza plemienna”). Jeśli pasuje do co najmniej dwóch – masz swojego „złotego Graala”. Pamiętaj, że identyfikacja procesu to pierwszy krok do sukcesu.
Podsumowanie
Zidentyfikowanie właściwego procesu do optymalizacji jest ważniejsze niż wybór samego narzędzia. Zacznij od znalezienia największego „bólu” w Twojej organizacji, a technologia stanie się naturalnym lekarstwem.
Chcesz przeprowadzić profesjonalny audyt procesów w Twojej firmie i stworzyć mapę drogową dla wdrożenia AI, która przyniesie realne wyniki? Porozmawiajmy o tym.
