W tym tekście chciałbym pokazać Ci, jak zmiana myślenia o pozornie mało ekscytujących rozwiązaniach przełoży się na natychmiastową poprawę działania Twojego biznesu.
Pułapka pogoni za nowościami
Patrząc na obecny stan sztucznej inteligencji w polskich firmach nietrudno zauważyć, iż wiele firm zatrzymało się na jej najbardziej podstawowych zastosowaniach. Do tego często implementując je połowicznie lub nieefektywnie. Początkowy entuzjazm po premierze ChatGPT w wersji 3 przerodził się w brak skupienia na efektywnej optymalizacji istniejących rozwiązań i procesów – a bardziej na pogoni za wciąż to lepszym, bardziej ekscytującym narzędziem.
Z drugiej strony, w social media możesz zobaczyć na co dzień bardzo efektowne demonstracje narzędzi AI, które generują wideo, naśladują ludzki ruch lub są w stanie wygenerować tonę tekstu. Owszem, na pewno robi to wrażenie, ale z perspektywy wielu firm, w tym prawdopodobnie Twojej, nie ma to żadnego, realnego zastosowania biznesowego. Trochę jak kupowanie Ferrari do jazdy po mieście powiatowym – efektowne, ale niekoniecznie praktyczne.
Dlaczego tak się dzieje?
Powodów jest kilka.
Po pierwsze, to efekt nowości. Nowe technologie zawsze przyciągają uwagę. Każda firma chce być postrzegana jako innowacyjna – więc oczywiste jest, że chętnie sięgnie po najnowsze rozwiązania, nawet jeśli nei do końca rozumie ich potencjał.
Drugą rzeczą jest strach przed pozostaniem w tyle. W ciągu ostatnich lat zauważyłem, że w biznesie panuje przekonanie, że jeśli nie będziesz z czymś pierwszy, to z automatu zostaniesz w tyle. To (niestety) prowadzi do pochopnych decyzji i wdrażania technologii, które nie są jeszcze dojrzałe lub po prostu nie pasują do potrzeb firmy.
Do tego wszystkiego moglibyśmy dodać jeszcze kwestie takie, jak brak zrozumienia istniejących narzędzi oraz presję marketingową. W kontekście tego pierwszego, firmy często nie wykorzystują pełnego potencjału sztucznej inteligencji, bo zwyczajnie nie wiedzą, jak to zrobić. Zamiast inwestować w szkolenia i optymalizację, wolą sięgać po nowe, rzekomo „łatwiejsze” rozwiązania. Jeśli zaś chodzi o presję marketingową, to wynika ona jedynie z celowej strategii firm tworzących modele i aplikacje AI, aby skłonić potencjalnych klientów do ciągłego poszukiwania coraz to lepszego rozwiązania. To oczywiście kosztem skupienia się na tym, co już działa i daje powtarzalne rezultaty.
W mojej opinii, zamiast gonić za tymi błyskotkami, warto częściej skupić się na „nudnych”, ale niezwykle efektywnych narzędziach i automatyzacjach. Dlaczego? Bo finalnie to właśnie one robią „robotę” – oszczędzają czas, zwiększają produktywność i przekładają się na realne zyski.
Automatyzacje i AI – proste nie musi oznaczać nieskuteczne
Czy jesteś w stanie zmierzyć, ile czasu Ty albo Twoi pracownicy spędzacie na wykonywaniu powtarzalnych, często nudnych zadań? Bardzo mało firm zwraca na to uwagę, a co dopiero jest w stanie realnie policzyć i podać konkretną liczbę. Problem jest jednak taki, że te z pozoru błahe czynności najczęściej pochłaniają znaczną część pracy w ciągu dnia, a do tego obniżają produktywność i satysfakcję. W tym wypadku nie musisz gonić za nowym narzędziem czy kolejną bazą danych do mierzenia tasków. Wystarczą proste automatyzacje, które zmieniają tę sytuację.
Oszczędność czasu = oszczędność pieniędzy
Weźmy pierwszy przykład z brzegu. Proces onboardingu nowych pracowników. W tradycyjnej wersji wymaga on ręcznego wypełniania wielu formularzy, co może zająć nawet kilka godzin. Zautomatyzowanie tego procesu poprzez wykorzystanie cyfrowych formularzy i automatycznego przepływu dokumentów może skrócić ten czas do kilkunastu minut. To nie tylko oszczędność czasu, ale także redukcja kosztów operacyjnych. Całość działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu albo jest dopasowana do godzin wyznaczonych przez Ciebie.
Mniej błędów to więcej precyzji
Ludzie są omylni – to fakt. Nawet najbardziej skrupulatny pracownik może popełnić błąd przy ręcznym wprowadzaniu danych. Automatyzacja eliminuje ten problem. Kolejnym z przykładów niech będzie proces fakturowania. Automatyczne generowanie faktur na podstawie danych z systemu CRM nie tylko przyspiesza cały proces, ale także minimalizuje ryzyko błędów w kwotach czy danych kontrahentów.
A może lepsza organizacja pracy?
Proste automatyzacje, takie jak automatyczne przypomnienia o zadaniach czy terminach, mogą znacząco poprawić organizację pracy zespołu. Nie musisz już polegać na ludzkiej pamięci – system sam przypomni o zbliżających się deadline’ach czy konieczności wykonania określonych czynności.
Inna rzecz – automatyczne kategoryzowanie i priorytetyzowanie wiadomości mailowych. To z pozoru banalne zastosowanie automatyzacji może zaoszczędzić Tobie i Twoim pracownikom nawet kilka godzin tygodniowo. Wyobraź sobie, że możesz praktycznie od razu alokować je do innych obszarów operacyjnych w swoim biznesie.
Automatyczna obsługa klienta
O chatbotach i wirtualnych asystentach można usłyszeć od lat – ich wartość tylko i wyłącznie wzrosła dzięki sztucznej inteligencji. Nie jest to najnowsza technologia, a mimo to, wciąż wiele osób nie korzysta z jej ogromnego potencjału. Odpowiednio zoptymalizowane chatboty potrafią obsłużyć nie tylko większość rutynowych zapytań, ale są również w stanie pracować za Ciebie – w dowolnym miejscu i czasie. Jestem przekonany, że każdego dnia dostajesz na swoją skrzynkę zapytania od potencjalnych klientów. Pomyśl, co stałoby się wtedy, kiedy na każde tego typu zapytanie mógłbyś od razu reagować wysłaniem oferty – tym samym skracając drogę potrzebną do nawiązania kontaktu i potencjalnej, nowej współpracy.
Szybsze tworzenie i personalizacja treści
Sztuczna inteligencja posiada niesamowite możliwości tworzenia oraz dostosowywania treści marketingowych czy ofert produktowych (również do preferencji Twoich klientów). Finalnie może przełożyć się to na zwiększenie konwersji i powiększenie lojalności Twoich odbiorców. W bardziej zaawansowanych konfiguracjach, AI może wykonać za Ciebie dobre 80% “roboty” i przesłać Ci finalny efekt gotowy do edycji i zatwierdzenia. Efekt pustej kartki i migającego kursora staje się powoli przeszłością. Na całe szczęście.
Wartość AI i prostych automatyzacji rośnie wraz z upływem czasu
Proste automatyzacje umożliwiają łatwiejsze skalowanie biznesu. Kiedy mądrze i sprawnie automatyzujesz rutynowe procesy, tym bardziej jesteś w stanie obsłużyć większą liczbę klientów czy projektów – bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Nie powiesz mi, że nie brzmi to kusząco, prawda?
To, co chciałbym, żebyś zapamiętał, to fakt, że automatyzacje nie muszą być skomplikowane, aby przynosić korzyści. Czasem najprostsze rozwiązania, jak automatyczne backupy danych czy usprawnienie procesu raportowania, mogą przynieść największe oszczędności i poprawę efektywności.
Kluczem jest zawsze (!) zidentyfikowanie tych procesów w Twojej firmie, które są powtarzalne i czasochłonne, a dopiero następnie znalezienie prostych narzędzi do ich automatyzacji. Większość osób zazwyczaj zaczyna od drugiego z kroków i nigdy nie przechodzi do pierwszego.
Nie potrzebujesz “błyszczących” i zaawansowanych technologii, żeby pozytywnie zaskoczyć się efektami.
Porównanie – efektowne vs. efektywne zastosowania AI i automatyzacji
Efektowne rozwiązania, to trochę jak próba złapania wody w sito – niby coś robimy, ale efektywność leci na łeb na szyję. A co wtedy, kiedy moglibyśmy zamienić to sito na solidnie wykonane wiadro? Z resztą, sam zobacz na przykładach.
Efektowne, ale mało praktyczne
Tworzenie kodu strony na podstawie zdjęcia makiety
Wygląda imponująco, ale na obecnym etapie jest to wciąż ciekawostka, a nie coś z czym realnie możemy pracować.
AI do generowania hiper-spersonalizowanych raportów dla każdego pracownika
Owszem, brzmi innowacyjnie, ale czy naprawdę zwiększa produktywność bardziej niż dobrze skonfigurowany dashboard z kluczowymi metrykami?
AI do generowania powitalnych filmów wideo
Brzmi świetnie, ale czy naprawdę zwiększy produktywność bardziej niż prosty, automatyczny e-mail powitalny?
Nudne, ale efektywne
Automatyzacja procesu onboardingu
Może nie robi wrażenia na konferencjach HR-owych, ale oszczędza godziny pracy miesięcznie. Do tego redukuje czas wypełniania formularzy z kilku godzin do kilkunastu minut.
Automatyczne generowanie faktur
Brzmi banalnie, ale minimalizuje ryzyko błędów w kwotach czy danych kontrahentów, oszczędzając Twój czas i nerwy.
Automatyczne przypomnienia o zadaniach
Niby nic nowego, ale znacząco poprawiają organizację pracy zespołu, eliminując konieczność polegania na (często) zawodnej ludzkiej pamięci.
Pamiętaj, że w biznesie liczy się przede wszystkim zwrot z inwestycji.
Efektowne rozwiązania ze świata sztucznej inteligencji czy automatyzacji faktycznie mogą przyciągać uwagę na branżowych konferencjach. Niestety najczęściej tylko te te „nudne” z nich przynoszą realne oszczędności i zwiększają efektywność Twojej firmy.
Zaczynam się powtarzać, prawda?
Podsumowanie
Mam nadzieję, że czytając ten tekst udało Ci się zauważyć, jak często łatwo wpaść w pułapkę “błyszczącej” i nowoczesnej technologii – odkładając to, co rzeczywiście ważne na bok. Prawda jest brutalna i nie ma co się oszukiwać. Często gonimy za najnowszymi, ekscytującymi rozwiązaniami, kiedy prawdziwa moc faktycznie kryje się we wciśnięciu przycisku stop i optymalizacji tego, co już posiadamy.
Od czego więc zacząć, aby w pełni wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji i automatyzacji?
Skorzystaj z naszej Platformy i Programu Startowego, aby krok po kroku zobaczyć, gdzie połączenie nowych technologii może przynieść Ci najwięcej korzyści. Otrzymasz sprawdzony plan, który najłatwiej i najszybciej wdroży Ciebie i Twój zespół w korzystanie z AI i Automatyzacji.
W trakcie zaledwie 3 tygodni podłączymy najnowszą technologię do wielu z Twoich zadań, natychmiast generując oszczędności.
